Общините се оплакаха от увеличената административна тежест при отчитането на проектите за топлия обяд. Трудностите са свързани с огромния обем на отчетните документи, в това число двукратното депозиране на такива, както и на множеството справки с припокриваща се информация, посочени в Ръководството за управление и изпълнение на договорите по операцията.
По изискванията на Ръководството проектите се отчитат на всеки 3 месеца по видове дейности. Към техническия отчет се подават сканирани седмични менюта за отчетния период, както и месечни справки по дни, за брой крайни получатели и разпределени количества храни, в т.ч. на бездомни лица.
При отчитането на дейност “Предоставяне на топъл обяд”, се предоставят, сканирани за всеки месец, Дневници на крайния потребител и то групирани в отделни папки, по населени места. По дейност “Предоставяне на съпътстващи мерки”, се представя нарочна таблица за предоставените съпътстващи мерки, в т.ч. с описание на всеки потребител, отново Дневници на крайния получател в частта, касаеща получените съпътстващи мерки, обобщени данни на дадената обратна връзка от крайните получатели от Дневниците.
Допълнително, по всеки проект се отчитат и данни по изпълнението на показателите, в т.ч. за общата парична стойност и количеството на храните, разпределени за бездомни лица и другите целеви групи. Отчитат се и показатели за резултат – за действително получилите подкрепа крайни получатели, на база т.нар. Карта за участие, която практически съдържа данни, които са аналогични на Дневника на крайния потребител. На база изискванията на Ръководството индикативните изчисления показват, че за проект с около 500 потребителя, които се отчитат в 6 справки, Дневници, Карти и пр., отчетът ще е над 7 хиляди страници.
В допълнение, съгласно информацията за обхванатите 70 800 потребители, разчетите сочат, че само за създаването и едногодишното поддържане на Дневниците на крайните получатели (4 страници всеки), ще са необходими над 3.4 млн. листа хартия, а до края на изпълнението на проектите през 2025 г., над 10 млн. листа. Това, извън огромното разхищение на хартия, която следва и да бъде сканирана и приложена в ИСУН, голямата административна тежест по изготвянето на отчетите, поражда и други логистични проблеми, по съхраняването на цялата документация в периода на устойчивостта на проектите.
За да се адресира навременно идентифицирания проблем, Сдружението апелира да се преразгледат изискванията към отчетността по управлението и изпълнението на проектите. Това ще позволи да се акцентира върху предоставянето на подкрепата, ще намали административната тежест по изпълнението на проектите, ще допринесе и за опазването на околната среда.
